Ticari Defterlerde Yeni Dönem: Elektronik Defter Sistemi
14 Şubat 2025’ te Resmî Gazete‘de yayımlanan ve 1 Temmuz 2025 itibariyle yürürlüğe giren “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” (“Tebliğ”) ile ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasını zorunlu hale getirildi.
Kapsam dahilindeki şirketlerin 1 Eylül 2025 tarihine kadar, Tebliğ kapsamındaki defterlerini dijital ortama taşımaları gerekmektedir.
Hangi Defterlerden Bahsediyoruz?
- Pay defteri
- Yönetim kurulu karar defteri
- Müdürler kurulu karar defteri
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
Kapsam dahilinde olan şirketler tarafından, belirtilen süre içerisinde söz konusu defterlerin elektronik ortama geçirilmesi gerekmektedir.
Yükümlülüğe Tabi Olan Şirketler
“1/1/2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketler” ile “15/11/2012 tarihli ve 28468 sayılı Resmî Gazete ’de yayımlanan Anonim ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğin 5 inci maddesinin birinci fıkrasında sayılan anonim şirketler” yükümlülük kapsamındadır. Yükümlülüğe tabi olan şirketler, kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Ticaret Bakanlığı (“Bakanlık”) iznine tabi olan anonim şirketlerdir:
- Bankalar
- Finansal Kiralama Şirketleri
- Faktöring Şirketleri
- Tüketici Finansmanı ve Kart Hizmetleri Şirketleri
- Varlık Yönetim Şirketleri
- Sigorta Şirketleri
- Anonim Şirket Şeklinde Kurulan Holdingler
- Döviz Büfesi İşleten Şirketler
- Umumi Mağazacılıkla Uğraşan Şirketler
- Tarım Ürünleri Lisanslı Depoculuk Şirketleri
- Ürün ihtisas Borsası Şirketleri
- Bağımsız Denetim Şirketleri
- Gözetim Şirketleri
- Teknoloji Geliştirme Bölgesi Yönetici Şirketleri
- 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler
- Serbest Bölge Kurucusu ve İşleticisi Şirketler
Yeni Sistem Nasıl Çalışacak?
Şirketlerin ilgili defterleri, Bakanlık tarafından kurulan Elektronik Ticari Defter Sistemi’ nde (ETDS) (“Sistem”) tutulacak. Sisteme yalnızca şirket tarafından yetkilendirilmiş kullanıcılar e-Devlet, elektronik imza, mobil imza ya da internet bankacılığıyla erişebilecek ve kendilerine tanınmış olan yetkiler dahilinde işlem yapabilecektir.
Defterlerin Sisteme Aktarılış Usulü
1 Ocak 2026’dan sonra kurulacak şirketler doğrudan bu sisteme entegre şekilde başlayacak. Şirketin ticaret siciline tescili esnasında Tebliğ’in ekinde yer alan (EK- 2) örneğe uygun olarak fiziki ortamda hazırlanan veya MERSİS üzerinden elektronik ortamda oluşturulan ve şirket sözleşmesinde belirlenen yönetim organı üyeleri veya yönetici ortakların tamamı tarafından onaylanan bir belgeyle belirlenecektir. Belge fiziki ortamda oluşturulmuşsa tescil esnasında ticaret sicil müdürlüğüne kuruluş belgeleriyle birlikte verilecektir. Şirketin kuruluşu ticaret siciline tescil ve ilan edilmekle birlikte şirket defterleri elektronik ortama kaydedilecek ve sistem kullanıcısı da tanımlanacaktır.
01.09.2025’ e kadar defterlerini dijitale taşımakla yükümlü olan şirketler ise yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve şirket sözleşmesine uygun olarak karar almalı ve Tebliğ’in ekinde yer alan belgeyle (EK- 1) birlikte fiziki defterlerin kapanışı ve sistem kullanıcısının tanımlanması için notere başvurmaları gerekmektedir. Kullanıcı bilgileri ile defter kapanış bilgilerinin noter tarafından Sistem’e tanımlanmasıyla birlikte defterler Sistem’de oluşturularak aktif hale getirilecektir
Sonuç ve Sistem’in Sağlamış Olduğu Avantajlar
Bakanlık, defter verilerinin güvenli bir şekilde saklanması içingerekli teknik altyapıyı sunmaktadır. Böylece kayıtların kaybolması veya tahrif olması riski azalacağından “zıyaı davası” açılması büyük ölçüde engellenecektir.
Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmayacağından noter tasdik işlemlerinin gerektirdiği maliyet ve zaman kaybının önüne geçilecektir.
Tebliğ’in tamamına bu link üzerinden ulaşabilirsiniz.