Özlük dosyası
HUKUKİ BİLGİ NOTU
4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili mevzuat ile Yargıtay İlke Kararları uyarınca işçinin özlük dosyasında bulunması gereken belgelere ilişkin bilgi notumuzu dikkat ve değerlendirmelerinize sunarız.
İstisnalar dışında bütün işyerlerine, bu işyerlerinin işverenleri ile işveren vekillerine ve işçilerine uygulanan 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesinde ilgili husus “işçi özlük dosyası” başlığı ile hüküm altına alınmıştır. 4857 sayılı İş Kanunun 75. maddesi uyarınca işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır.
Özlük dosyasının içeriğinde yer alan bilgi ve belgeleri sınıflandırırken zorunlu ve gerekli belgeler ayrımı yapmak yerinde olur. Bunun için idari para cezası yaptırımı bir ölçüt olarak kullanılabilir. Gerçekten de zorunlu belgelerin tutulamaması çoğunlukla doğrudan idari para cezası yaptırımı gerektiren nitelikte olmakla birlikte, buna karşılık gerekli belgelerin tutulmaması doğrudan idari para cezası yaptırımına konu olmamaktadır.
| Zorunlu Belgeler | Genel Belgeler |
| İşçiye ait kimlik bilgileri | İş başvuru formu, işe alma sırasında işçiyle yapılan mülakat, görüşme ve test sonuçları |
| İşe giriş bildirgesi, işten ayrılış bildirgesi | İşçi için uygulanan performans ve verimlilik değerlendirme sisteminin periyodik sonuçlarını gösteren belgeler |
| Yabancı uyruklu işçiler için çalışma izni | İşçiye verilen her türlü izne ilişkin talep dilekçeleri ve izin kullandırma çizelgeleri |
| İş sözleşmesi | Sözleşmesinde esaslı değişiklik meydana getiren anlaşmalar |
| Yazılı iş sözleşmesi yapılmamış ise işe aldıktan sonra en geç iki ay içinde işçiye verilmesi zorunlu olan “iş koşullarını içeren yazılı belgenin” işçinin bu belgeyi aldığını gösteren şerhini ve imzasını taşıyan sureti | İşçiye iş sürecinde yapılan bildirimler, uyarılar, kurallara göre verilmiş cezalar, işçiye yapılmış savunma verme çağrıları, işçinin vermiş olduğu savunmalar, bildirimler ve tebliğden kaçınan işçiye ilişkin tutanaklar |
| Her ay işçiye verilmesi zorunlu olan “ücret hesap pusulasının” işçinin imzasını taşıyan sureti | Serbest zaman kullanmak isteyen işçinin istek dilekçeleri ve serbest zaman çizelgesi |
| İşçiden alınan fazla saatlerle çalışmaya onay belgesi | Denkleştirme esasının uygulandığı günlerde işçinin periyodik çalışma sürelerini ve ücretli boş zamanlarını gösteren çizelgeler |
| Sözleşmede hüküm bulunmayan hallerde işçiden alınan ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışmaya onay belgeleri | Geçici iş ilişkisi ile devredilecek işçiden devir sırasında alınmış olan yazılı onay belgesi |
| Ağır ve tehlikeli işlerde çalıştırılacak işçi için alınması zorunlu doktor raporu | İstirahat raporlarının suretleri |
| Çalıştırma yaşındaki çocukları işe almadan önce alınması zorunlu doktor raporu | Gece çalışması yaptırılan işlerde gece çalışmalarının 7.5 saatten fazla yapılmadığını gösteren ve işçinin imzasını taşıyan gece çalışma çizelgeleri |
| Ağır ve tehlikeli işlerde çalışanlar ile çocuklar için belirli periyotlarda alınması zorunlu işe devamında engel olmadığını gösteren kontrol muayene raporları | İş sağlığı ve güvenliği önlemlerine ilişkin gerekli bilgilerin, araç ve gereçlerin verildiğini gösteren, araç ve gereçlerin listesini içeren, işçinin imzasını taşıyan belgeler |
| Hamile kadınların doğumdan önce üç hafta kalıncaya kadar çalışması halinde gerekli olan doktor onayı, doğum öncesi ve sonrası izinlerin arttırılması gerektiğini gösteren doktor raporu | İş sağlığı ve güvenliğine ilişkin işyerinde yapılmış ve yapılacak eğitimleri ve işçinin bu eğitimlere katıldığını ve katılacağını gösteren çizelgeler |
| Yıllık ücretli izin formları | İş sözleşmesinin feshine ilişkin belgeler |
| İş sözleşmesi sona erdiğinde, işçiye verilmesi zorunlu olan “Çalışma Belgesi”nin bir örneği ile belgenin işçiye verildiğini gösteren ve işçinin imzasını taşıyan ispat belgesi | İş sözleşmesi sona erdiğinde işçiye yapılmış olan işçilik alacağı ödemelerini ispata yarar dekontlar, ibraname |
Saygılarımızla,
Aksan Hukuk Bürosu – İş Hukuku Departmanı