İmza Beyannamesinin Elektronik Ortamda Verilebilmesine İmkan Tanıyan Değişiklik

Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanan ve 20 Şubat 2021 tarihinde 31401 sayılı yayımlanan Resmi Gazete’de “Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ” (“Tebliğ”) uyarınca şirket kuruluş sözleşmelerinde ticaret sicil müdürlüklerinde verilmesi gereken imza beyannamelerinin, yeni düzenleme ile birlikte elektronik ortamda verilebilmesi mümkün hale geldi. Yayımlanan Tebliğ ile Covid-19 Pandemisi’nin etkisiyle daha da çok tercih edilmeye başlayan elektronik imzaya ilişkin çeşitli hükümler eklenmiş ve yasal altyapı oluşturularak elektronik imza uygulaması desteklenmeye çalışılmıştır. Buna göre 3 Şubat 2021 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan 31384 sayılı “Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanunu İle Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun” ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 40. maddesinin 2. fıkrası değiştirilmiştir. Bu değişiklik uyarınca; gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzaları, kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek, merkezi ortak veri tabanındaki sicil dosyasına kaydedilecektir. Kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında imza kaydının bulunmaması halinde, imzaya yetkili kişilerin imza beyanlarının ticaret sicili müdürlüğüne verilmesinin usul ve esasları ile bu maddenin uygulanmasına ilişkin diğer usul ve esasların Ticaret Bakanlığınca çıkarılacak tebliğ ile belirleneceği belirtilmiştir.

Bu kapsamda çıkarılan Tebliğ ile Ticaret Bakanlığı tarafından yapılan düzenlemeler özetle;

• Gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzaları elektronik ortamdan temin edilerek MERSİS’e kaydedilecek ve MERSİS üzerinden temin edilebilir olması durumunda notere veya ticaret sicil müdürlüğüne gidilmesine gerek kalmadan veri tabanından alınan elektronik imza ile şirket kuruluş işlemleri gerçekleştirilebilecektir.
• İlgili veri tabanında imza kaydının bulunmaması veya temin edilememesi halinde, ilgililerin imzaları fiziki olarak notere onaylattırılarak veya herhangi bir müdürlükte yetkilendirilmiş personel huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle müdürlüğe verilecektir.
• Bu kapsamda eskiden yalnızca herhangi bir sicil müdürlüğünden alınabilen imza beyannamesi, bu yeni düzenlemeyle birlikte Ticaret Sicil Müdürlüklerinin yanı sıra noterlerden de temin edilebilecek şekilde düzenlenerek, kuruluş süreci kolaylaştırılmaya çalışılmıştır.
• Noterlerden alınabilecek imza beyannamesine bir istisna getirilmiştir. Bu istisna hükmü uyarınca, limited şirketlerinin tescilinde imza kaydının elektronik ortamda temin edilmediği hallerde fiziki imza beyannamesinin yalnızca Ticaret Sicil Müdürlüklerinden alınabileceği düzenlenmiştir. Bu neticede limited şirket kuruluşu için noterlerden alınan imza beyannamesinin kabul edilmesi mümkün olmayacaktır.

Ancak önemle belirtmek gerekir ki, Tebliğ’in Geçiş Hükmü olan Geçici Madde 1 uyarınca kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinin Ticaret Bakanlığı tarafından elektronik ortamda temini sağlanıncaya kadar, bu Tebliğ hükümleri çerçevesinde fiziki imza beyannamesi verileceği düzenlenmiştir. Bu hüküm uyarınca Ticaret Bakanlığı elektronik ortamda imza verilerini temin edinceye kadar imza beyannameleri noter veya Ticaret Sicil Müdürlükleri huzurunda onaylanarak verilecektir. Dolayısıyla Ticaret Bakanlığı tarafından elektronik imza verilerinin temininin tamamlandığı bildirilene kadar imza beyannamelerinin noterler veya Ticaret Sicil Müdürlüklerinden alınması gerekecektir. Ek olarak yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kimselerin imza beyanı konusunda, bu kişilerin imzalarının o ülkedeki Türk konsolosluğu ya da o ülke mevzuatı uyarınca yetkili makamlarca onaylanması suretiyle düzenlenebileceği hususunda bir değişiklik yapılmamıştır. Yabancı makamlarınca düzenlenen imza beyanlarının, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre Apostil Şerhi ile onaylatılması ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte müdürlüğe verilmesi koşuluyla imza beyannamesi verilmesi zorunluluğu bu Tebliğ’de de devam etmektedir. Tebliğ’de yer alan bir diğer düzenleme ise imza beyannamesi alınmasına gerek duyulmayan hallerdir. Bu haller başlıca aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir;

• Gerçek kişi tacir, ticari temsilci ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların aynı ticari işletme veya şirketin sicil dosyasında temin edilen imza verisinin veya imza beyannamesinin bulunması halinde ayrıca imza beyannamesine gerek duyulmadığı hüküm altına alınmıştır. Kurucunun, şirket sözleşmesini müdür veya müdür yardımcısı yahut yetkilendirilmiş personel huzurunda asaleten imzalanması ve aynı zamanda şirketi temsile yetkili olması durumunda da ayrıca imza beyannamesi verilmez.
• Bir kişinin bir ticaret şirketiyle birlikte şubesine veya aynı ticaret şirketinin birden fazla şubesine imzaya yetkili olarak atanması durumunda; ticaret şirketi veya şubeleri aynı sicil çevresi içerisinde olmak kaydıyla ayrıca imza beyannamesi verilmez. Bu durumda şubeler bakımından, daha önce verilen imza beyannamesinin bir örneği müdürlükçe şahsın sonradan yetkili olarak atandığı şubenin dosyasına konulur şeklinde bir düzenleme yer almaktadır. Ancak ticaret şirketi veya şubelerinin aynı sicil çevresi içerisinde olması koşulunun Tebliğ’in amacına aykırılık teşkil ettiği kanaatindeyiz.

Özetlemek gerekirse Ticaret Bakanlığının, kamu kurum ve kuruluşları ile yapacağı protokol uyarınca imza verilerini elektronik ortamda temin ederek, MERSİS’e kaydetmesiyle birlikte Ticaret Sicil Müdürlüğü’ne gidilmesine gerek kalmadan, elektronik ortamda işlemlerin tamamlanması mümkün hale gelecektir.