İçişleri Bakanlığı (‘’Bakanlık’’) tarafından tesis edilen "Dernekler Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına DairYönetmelik" (‘’Yönetmelik’’), 21 Ekim 2021 tarih ve 31635 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girdi. Yönetmeliğin 15/A Maddesinde yapılan değişiklik ile derneklere artık genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda da yapabilme olanağı getirilmiştir.

Yönetmeliğin ilgili maddesinde yapılan değişikliğe göre,

Dernekler elektronik ortamda yapılacak genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını Bakanlık Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü (‘’Genel Müdürlük’’) tarafından uygun görülüp onaylanan elektronik sistemler üzerinden yapabilecek olup, söz konusu sistemlere işlenecek veriler 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun ilgili hükümlerine uygun olarak işlenecek ve muhafaza edilecektir.

Elektronik ortamda alınacak yönetim kurulu kararları, fiziksel ortamda tutulan yönetim kurulu karar defterinden ayrı olarak tarih ve sıra sayısı ile elektronik ortamda saklanacaktır.

Dernekler Kanunu’nda, Türk Medeni Kanunu'nda, Yönetmelikte ve derneklerin kendi tüzüklerinde yer alan genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının fiziki ortamda gerçekleştirilmesine yönelik bütün usul ve esaslar elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerli olacaktır. Ayrıca elektronik ortamda gerçekleştirilen toplantılara ilişkin her türlü bilgi, belge ve kayıt dernek tarafından muhafaza edilecektir.

Elektronik ortamda yapılacak dernek genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarına katılacak üyelerin, sisteme güvenli elektronik imza veya iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanarak giriş yapması gerekmektedir.

Kullanılacak elektronik sistemlerin, fiziki ortamda yapılan toplantılardaki divan oluşturma, oylama, söz alma, önerge verebilme ve benzeri tüm işlemlerin elektronik ortamda da yapılabilmesini sağlayan tasarım, yedekleme ve mevzuata uygun arşivleme kapasitesine, yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması gerekmektedir. Bu kapsamda Yönetmelik ile dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamaların da elektronik sistemler üzerinden yapılmasına imkan sağlanmıştır.

Fiziki ortamda düzenlenen toplantıların mevzuata aykırı yapılması durumunda uygulanan yaptırımlar, elektronik ortamda yapılan toplantılar için de geçerli sayılacaktır.

Sonuç

Yönetmelik kapsamında, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda gerçekleştirecek olan derneklerin; Yönetmelikte belirtilen koşullara uygun olarak, Genel Müdürlük tarafından onaylanan sistemler üzerinden toplantılarını gerçekleştirmelerini ve ilgili mevzuat ile derneklerin kendi tüzüklerinde toplantıların fiziki ortamda gerçekleştirilmesine yönelik bütün usul ve esaslara uymaları gerektiğini önemle hatırlatmak isteriz.